Créer un contrat
Pour créer un nouveau contrat employé depuis l’application employés accédez au menu employés ⇒ contrats
Une fois sur la vue contrats cliquez sur créer
- Référence du contrat : saisir la référence du contrat, pour faciliter les recherches il est conseillé de mettre en référence le nom suivi du prénom suivi du numéro de contrat (Ex : Abigail peterson01 pour le premier contrat, michelle admin02, pour le deuxième contrat…etc).
- Employé : Dès que vous indiquerez l’employé, certaines informations comme le titre du poste et le département sont récupérés sur le contrat en fonction de ce qui a été indiqué sur la fiche employé.
- Département : Récupéré automatiquement de la fiche employé
- Poste occupé : Récupéré directement depuis la fiche employé
- Structure salariale : La structure salariale est un groupe prédéfini de règles salariales (rubriques de paie) sélectionnez la « Structure salariale » à l’aide de la liste déroulante (Employé, Employé Heure, Consultant, Consultant Heure)
à l’image ci-dessus la structure salariale ainsi que les règles (rubriques de paie) qui la composent.
- Type de structure de salaire : Sélectionnez ou créez un type de structure de salaire, vous avez le choix entre 6 types configurés par défaut (image ci-dessous).
Cliquez sur pour modifier leur configuration (image ci-dessous)
Comme vous le voyez à l'image ci-dessus le type de structure de salaire vous permet de définir les heures de travail par défaut à afficher sur le contrat, ce qui aura une incidence sur les champs heures de travail, base du mois.
- Mode de paiement : Virement bancaire, virement CCP, Espèces…etc
- Contrat ANEM : Cocher pour faire apparaître un quatrième onglet dédié à la configuration du contrat ANEM (image ci-dessous)
indiquez le « Dispositif », le nom du « Contrat », le « Type du contrat », le « N° de la décision », la « Date de début » et la « Date de fin » qui sont identiques à la date d’attribution des avantages CNAS.
Le workflow encadré en rouge (image ci-dessus) permet de suivre l’avancement du dossier.
- Date de début et date de fin de contrat.
- Date de début et de fin de la période d'essai.
- Motif de sortie : en cas d'arrêt de travail définir le motif (fin de contrat, licenciement, démission).
- Les heures de travail et la base du mois, se déterminent automatiquement en fonction de ce qui est indiqué sur la fiche employé, vous avez la possibilité de modifier Les horaires de travail (Matin, Après Midi, Nuit, comme déjà expliqué à la section employé m.1) manuellement via le lien externe , définissez enfin la fréquence de paiement.
- Responsable RH : Responsable attaché au département RH, deuxième validateur pour les congés, additionnellement au responsable du département de l'employé.
- Journal salarial :il est obligatoire de créer le "journal des salaires" ou de le sélectionner et de l'indiquer s'il est déjà créé.
- Détails du contrat : Permet l'ajout de notes ou de précisions sur le contrat.
- Information sur le salaire :
p.1) Salaire de base : Permet de saisir le montant du salaire de base accordé à l'employé par mois.
p.2) Avantages annuel : Le champ IEP, permet de sélectionner le mode de calcul de l’IEP, Le champ expérience professionnelle permet d’indiquer le nombre d’années d'expérience de l’employé, vous pouvez créer de nouveaux modes de calcul en allant vers le menu configuration ⇒ IEP⇒Créer
Le champ "Name" se remplit automatiquement en fonction de ce que vous aurez indiqué sur les 3 champs "TAUX"; "sur combien d’année", "A partir de".
le taux de l'IEP sur le champ “TAUX”, le nombre d’années nécessaires à chaque augmentation de l’IEP sur le champ “sur combien d’années” , et enfin le nombre d’années d'expérience à partir duquel l’IEP devra être intégrée au bulletin de paie sur le champ “à partir de”.
Avantages : Ajouter des avantages (primes et indemnités) qui seront intégrés lors du calcul du bulletin de paie.
Cliquez sur “Ajouter une ligne” pour sélectionner les avantages à ajouter.
Sélectionnez l'avantage puis cliquez sur sauvegarder et fermer si vous avez terminé, ou sur enregistrer et créer si vous comptez ajouter d’autres avantages.
Une fois la configuration du contrat finalisée, cliquez sur sauvegarder en haut à gauche du formulaire.
Remarque : Dans le cas où un besoin métier suscite l'ajout d’un avenant (augmentation, changement de poste …etc) sur un contrat en cours, il est recommandé de mettre fin au contrat en cours un jour avant la date de création de l’avenant, ensuite le mettre dans l’état expiré, puis créer un nouveau qui tienne compte des nouvelles données, et ce dans le but de garder une traçabilité sur l’historique des modifications.
Le contrat de travail finalisé s’affiche à l’étape nouveau sur la barre d’état (image ci-dessus) vous devez le faire passer à l'étape en cours pour avoir la possibilité de calculer la fiche de paie.
Pour faire passer le contrat d’une étape à une autre, cliquez sur l’étape correspondante.
Vous avez aussi la possibilité de modifier l’étape du contrat depuis la vue kanban, en cliquant et en droppant sur l'étape correspondante
Les contrats en cours apparaissent en vert sur les smart boutons du formulaire employés.
Les contrats expirés apparaissent en rouge sur les smart boutons du formulaire employés.
Si les contrats arrivent à leurs dates de début/fin il passeront automatiquement aux étapes “En cours”/“Expiré”.
Lorsqu’un contrat arrive à moins d’une semaine de sa date de fin, Odoo bot crée automatiquement une activité et envoie une notification par email ou par message au responsable de l’employé l’avertissant de la fin de contrat (image ci-dessous).
3.Documents imprimables
Pour imprimer des attestations de travail ou des certificats de travail, commencez par lancer une recherche sur le nom de l’employé depuis la barre de recherche depuis l’application employés, accédez ensuite à sa fiche employés puis à son contrat.
Imprimez les certificats de travail et les attestations de travail en cliquant sur imprimer les documents en haut à gauche du formulaire contrat.
Indiquez la date de début de contrat si l’employé à des contrats antérieurs.
Indiquez la date de fin si vous imprimez un « Certificat de travail ».
Cliquer sur le bouton bleu « Imprimé ».
